Kommuniser tydelig uten friksjon

Du forklarte poenget ditt tre ganger. Hver gang brukte du andre ord, tydeligere eksempler og roligere tempo. Den andre nikker, men blikket forteller deg at ingenting har festet seg. Samtalen ender med at dere begge er frustrerte, og begge er overbevist om at den andre ikke hører etter. Dette er ikke et kommunikasjonsproblem. Det er et oversettelsesproblem.

Det meste av kommunikasjon svikter fordi du snakker ut fra bare én perseptuell posisjon og tar for gitt at den andre står på samme sted. Det gjør de ikke. De ser situasjonen fra en helt annen vinkel, med andre prioriteringer, andre bekymringer og annen informasjon. Dere beskriver den samme virkeligheten, men fra så ulike ståsteder at ordene dine ikke treffer det de selv opplever.

Teknikken med tre posisjoner løser dette. Posisjon én er ditt perspektiv: hva du ser, hva du vil og hva som betyr noe for deg. Det er her de fleste befinner seg i samtaler, særlig i vanskelige samtaler. Du er så opptatt av å få frem poenget ditt at du aldri kommer deg ut av ditt eget hode.

Posisjon to er deres perspektiv. Ikke det du mener de burde se, men det de faktisk ser fra der de står: deres bekymringer, deres prioriteringer og deres begrensninger. De fleste hopper helt over denne posisjonen eller later som med en overfladisk gjetning. Ekte andreposisjon betyr at du midlertidig legger ditt eget synspunkt til side og virkelig trer inn i deres.

Posisjon tre er observatørperspektivet. Du ser samtalen utenfra, som et kamera i hjørnet av rommet. Herfra kan du se mønstre som ingen av dere legger merke til mens dere står midt i det. Du kan se hvor kommunikasjonen bryter sammen, hvor antakelsene ikke stemmer overens, og hvor dere egentlig sier det samme på to forskjellige språk.

Før en viktig samtale går du gjennom alle tre posisjonene. Sett deg i stolen din og tenk gjennom ditt eget perspektiv. Flytt deg så fysisk til en annen stol og tenk gjennom deres. Hva trenger de? Hva er de bekymret for? Hva ville gjort denne samtalen vellykket sett fra deres side? Reis deg deretter, ta et skritt tilbake og observer samhandlingen du snart skal ha. Hva avslører utsiden som ingen av posisjonene ser alene?

Dette er ikke spilt empati. Det er rekognosering. Du samler informasjon om hvordan du kan få budskapet ditt til å lande i deres perseptuelle rammeverk, i stedet for bare å rope høyere i ditt eget.

Mennesker bearbeider informasjon gjennom ulike representasjonssystemer. Noen tenker visuelt. Språket deres er fullt av å se, kikke, forestille seg og vise. Andre er auditive. De snakker om at noe høres riktig ut, om å høre deg ut og om å være på bølgelengde. Kinestetiske mennesker bruker følelsesspråk. Ting faller på plass, treffer, eller sitter ikke helt riktig.

Når du matcher systemet deres, blir kommunikasjonen friksjonsfri. Hvis noen sier «Jeg ser ikke helt hva du mener», fungerer «La meg tegne et bilde for deg» bedre enn «Høres det riktig ut?». Du snakker morsmålet deres i stedet for å forvente at de skal oversette.

Lytt etter predikatene deres de første to minuttene av samtalen. Bruker de visuelle, auditive eller kinestetiske ord? Match så det systemet når du svarer. Hvis de sier «Dette ser problematisk ut», sier du «Fra denne vinkelen ser jeg det slik». Hvis de sier «Noe med dette høres ikke riktig ut», sier du «La meg finjustere forslaget så det klinger bedre».

Språkmønstre betyr like mye som perseptuelle posisjoner. Enkelte uttrykk skaper automatisk forsvarsholdning. «Du må forstå» vekker motstand. «Problemet med det du sier» setter folk i kampmodus. «Faktisk» får dem til å grave seg enda dypere ned.

Bytt ut «men» med «og». Når du sier «Jeg hører hva du sier, men her er min bekymring», sletter «men» alt som kom før. «Jeg hører hva du sier, og her er min bekymring» lar begge deler være sanne samtidig. Bytt ut «du burde» med «har du vurdert». Det ene er en ordre, det andre en invitasjon. Bytt ut «den riktige måten å gjøre dette på» med «én måte som fungerer, er». Da senker du innsatsen fra rett mot galt til å utforske muligheter.

Still flere spørsmål enn du kommer med påstander. Ikke falske spørsmål der du bare venter på tur til å snakke, men ekte spørsmål der du er nysgjerrig på deres kart over virkeligheten. «Hva må være på plass for at dette skal fungere fra din side?» avdekker begrensninger du ikke visste fantes. «Hva er viktigst for deg i denne situasjonen?» viser deg hvilke faktorer de prøver å optimalisere for.

Her er malen din for samtaleforberedelse. Før hver samtale som betyr noe, skriver du ned svarene på disse spørsmålene. Posisjon én: Hva vil jeg oppnå med denne samtalen? Hva er det ideelle utfallet? Posisjon to: Hva vil de? Hva beskytter eller jakter de på? Hvordan ville suksess sett ut fra deres stol? Posisjon tre: Hva skjer egentlig i denne dynamikken som ingen av oss ser mens vi står midt i den?

Finn så ut hvilket representasjonssystem de sannsynligvis bruker, basert på tidligere samtaler. Planlegg tre hovedpoenger du må få frem, oversatt til deres perseptuelle språk. Visuelle mennesker trenger helheten først, deretter detaljene. Auditive mennesker trenger en logisk rekkefølge og begrunnelse. Kinestetiske mennesker trenger å forstå konsekvensene og kjenne tyngden av dem.

Bruk denne malen før dine tre neste vanskelige samtaler. Den første vil føles mekanisk. Den andre vil føles mer naturlig. Innen den tredje vil du merke at folk forstår deg raskere, med mindre gjentakelse og mindre friksjon. Det er ikke fordi du har blitt flinkere til å forklare. Det er fordi du har blitt flinkere til å oversette.

Tydelig kommunikasjon handler ikke om perfekte ord. Den handler om å bygge en bro mellom ditt kart og deres. Når du slutter å forvente at de skal komme over til din side, og begynner å møte dem på deres territorium, blir alt enklere.